Как сократить ссылку на Google Drive, не сломав её

Сократить ссылку на Google Drive - это два шага: скопировать ссылку доступа из Drive и вставить её в сократитель как адрес назначения. Короткая ссылка ведёт на тот же файл, и её куда легче произнести вслух, напечатать или уместить на слайде, чем 90 символов идентификатора файла.

Именно тот шаг, который люди пропускают, и оказывается важным. Сократитель меняет адрес, но не меняет разрешения. Разрешения хранятся на самом файле в Drive, поэтому короткая ссылка перед документом с ограниченным доступом всё равно приведёт на экран запроса доступа, а короткая ссылка перед документом с доступом для всех, у кого есть ссылка, останется настолько же публичной, насколько была исходная.

Общий случай разбирает статья как сократить URL - она подходит для любой ссылки. Эта же статья - про особенности именно Drive: разрешения, версии файлов и то, что реально можно измерить.

Сначала настройте ссылку правильно

В Drive откройте файл, нажмите Поделиться и используйте Скопировать ссылку. Руководство Google по общему доступу описывает варианты для папок и общих дисков.

Перед копированием посмотрите на раскрывающийся список Общий доступ - именно он определяет всё, что будет дальше:

• Ограниченный доступ означает, что открыть файл могут только добавленные вами аккаунты. Все остальные, короткая ссылка или нет, увидят экран запроса доступа.
• Все, у кого есть ссылка означает, что ссылка сама и есть пропуск. Передать её - значит предоставить доступ, что нормально для буклета и неправильно для договора.

Google описывает, как изменить или прекратить доступ, если ссылка уже разошлась дальше, чем вы планировали. Затем осознанно выберите роль Читатель, Комментатор или Редактор. Роль Редактор на файле с доступом для всех, у кого есть ссылка, означает, что изменить документ может любой получатель - а это верный способ испортить себе вечер.

Затем сократите её

Вставьте скопированный URL в сократитель как адрес назначения и присвойте ссылке слаг, который люди смогут прочитать, вроде go.yourbrand.com/pricing-deck вместо случайного набора символов на конце. Это даёт большую часть пользы для документа, который вы будете отправлять не один раз.

Два совета именно для Drive.

Суффикс /view?usp=sharing можно спокойно оставлять - это то, что выдаёт сам Drive. Если вы хотите, чтобы файл скачивался, а не открывался в режиме предпросмотра, некоторые типы файлов принимают варианты /export?format=pdf в адресе, и точный адрес назначения стоит один раз проверить, прежде чем рассылать ссылку.

Для папки, а не файла, работает то же самое, но с одной дополнительной оговоркой: ссылка на папку открывает доступ ко всему, что внутри, включая элементы, добавленные позже. Короткая ссылка облегчает широкое распространение такой папки, поэтому проверка разрешений становится важнее, а не менее важной.

Хотите читаемую ссылку на собственном домене? Создайте её на бесплатном тарифе, указав URL Drive в качестве адреса назначения, а затем откройте её один раз из браузера без входа в аккаунт, чтобы увидеть, что реально получает внешний получатель.

Что даёт короткая ссылка

Есть три вещи, которые необработанный URL Drive делать не умеет.

Его нельзя перенаправить. Замените файл, а не отредактируйте его, и идентификатор изменится, так что каждая копия старой ссылки перестанет работать. Короткая ссылка это переживает: перенаправьте её, и версия из письма месячной давности продолжит работать. Для документа, который выходит как v2, v3, v4, в этом и есть весь довод.

Его нельзя посчитать. Drive сообщает о читателях внутри вашего рабочего пространства, но ничего полезного не скажет о двенадцати внешних получателях коммерческого предложения. Данные о переходах по короткой ссылке отвечают, сколько людей перешли по ней, когда и откуда - а для документа продаж это как раз интересный вопрос. Статья как отслеживать переходы по ссылке разбирает, как их читать.

И его нельзя произнести вслух. drive.google.com/file/d/1aZ... на слайде превращается в шум; go.yourbrand.com/report легко набрать даже с задних рядов.

Часть про приватность, которую стоит сказать прямо

Короткая ссылка - это редирект, поэтому она фиксирует сам факт перехода: время, приблизительное местоположение, устройство. Это нормально и ожидаемо, но стоит иметь в виду, когда документ чувствительный, потому что это означает, что у третьей стороны теперь есть запись о том, что кто-то открыл ссылку в 11:04.

Важнее другое: короткая ссылка скрывает адрес назначения. Получатели не видят, что их отправляют на файл Drive, пока не перейдут по ссылке, и именно поэтому осторожные люди не доверяют коротким ссылкам от незнакомых отправителей. Отправка со своего домена, а не с общего домена сократителя, решает большую часть этой проблемы: go.yourbrand.com несёт твоё имя, что является более сильным сигналом, чем любой обычный сократитель.

Если сам файл конфиденциален, ничего из этого не заменяет модель разрешений. Открывайте доступ именованным аккаунтам, а короткую ссылку воспринимайте лишь как удобство для тех, у кого доступ уже есть. Ссылки с защитой паролем существуют как раз для промежуточных случаев, а GDPR для URL-сократителей разбирает, что именно фиксирует редирект.

Когда сокращать не стоит

Ссылку, которую вы вставляете в чат с одним коллегой, сокращать не нужно. Ссылки Drive некрасивые, но они работают.

Сокращайте, когда ссылку будут печатать, произносить вслух, размещать на слайде, отправлять людям за пределами организации или использовать повторно в разных кампаниях, а также когда сам файл, скорее всего, будет заменён. Это случаи, когда адрес должен пережить идентификатор файла.

Читайте серию статей-основ

Эта статья относится к кластеру tutorials. Начните с материала как сократить URL, затем переходите к кастомным доменам для коротких ссылок, чтобы вывести свой домен на передний план. Истечение срока ссылки и самоуничтожающиеся ссылки разбирает, как ограничить ссылку на общий документ по времени.

Похожие материалы в блоге

• Ссылки с защитой паролем: когда и как их использовать
• Как отслеживать переходы по ссылке и читать аналитику
• Как сократить ссылку на LinkedIn и сохранить свой домен
• Vanity URL: брендированные ссылки, которые запоминаются