Jak skrócić link do Google Drive, nie psując go

Skrócenie linku do Google Drive to dwa kroki: skopiuj link do udostępniania z Drive, a następnie wklej go do skracacza jako miejsce docelowe. Skrócony link przekierowuje do tego samego pliku, a przy tym dużo łatwiej go przeczytać na głos, wydrukować czy zmieścić na slajdzie niż 90 znaków identyfikatora pliku.

Krok, który ludzie pomijają, jest właśnie tym, który ma znaczenie. Skracacz zmienia adres, nie zmienia uprawnień. Uprawnienia są przypisane do pliku w Drive, więc skrócony link prowadzący do dokumentu z ograniczonym dostępem nadal trafia na ekran z prośbą o dostęp, a skrócony link prowadzący do dokumentu dostępnego dla każdej osoby mającej link jest dokładnie tak samo publiczny jak oryginał.

Ogólny przypadek omawia artykuł jak skrócić URL, który dotyczy dowolnego linku. Ten wpis skupia się na kwestiach specyficznych dla Drive: uprawnieniach, wersjonowaniu i tym, co naprawdę da się zmierzyć.

Najpierw ustaw link poprawnie

W Drive otwórz plik, kliknij Udostępnij, a następnie użyj opcji Skopiuj link. Przewodnik Google po udostępnianiu omawia warianty dla folderów i dysków współdzielonych.

Zanim skopiujesz link, sprawdź listę rozwijaną Dostęp ogólny, bo to ona decyduje o wszystkim, co nastąpi później:

• Ograniczony dostęp oznacza, że plik mogą otworzyć wyłącznie dodane przez Ciebie konta. Każda inna osoba, niezależnie od tego, czy korzysta ze skróconego linku, zobaczy ekran z prośbą o dostęp.
• Każda osoba mająca link oznacza, że sam link pełni funkcję poświadczenia dostępu. Przekazywanie go dalej jest równoznaczne z udzielaniem dostępu, co sprawdza się w przypadku broszury, a jest błędem w przypadku umowy.

Jeśli link trafił już dalej, niż powinien, Google opisuje, jak zmienić lub zatrzymać udostępnianie. Następnie świadomie wybierz rolę: Przeglądający, Komentujący albo Edytujący. Rola Edytujący na pliku dostępnym dla każdej osoby mającej link oznacza, że dowolny odbiorca może zmienić dokument, a to prosta droga do naprawdę fatalnego popołudnia.

Potem go skróć

Wklej skopiowany adres URL do skracacza jako miejsce docelowe i nadaj mu slug, który da się przeczytać: go.yourbrand.com/pricing-deck zamiast przypadkowego ciągu znaków. To większość wartości, jaką zyskujesz przy dokumencie, który wyślesz więcej niż raz.

Dwie wskazówki specyficzne dla Drive.

Przyrostek /view?usp=sharing możesz spokojnie zostawić - to standardowy format linku, jaki otrzymujesz z Drive. Jeśli chcesz, aby plik się pobierał zamiast otwierać w podglądzie, niektóre typy plików obsługują zapis w formie /export?format=pdf i temu podobne warianty - dokładny adres docelowy warto raz przetestować, zanim wyślesz go dalej.

W przypadku folderu zamiast pojedynczego pliku obowiązuje ta sama zasada, z jednym dodatkowym zastrzeżeniem: link do folderu ujawnia wszystko, co się w nim znajduje, łącznie z elementami dodanymi później. Skrócony link ułatwia szerokie udostępnianie takiego folderu, więc sprawdzenie uprawnień ma jeszcze większe znaczenie, nie mniejsze.

Chcesz mieć czytelny link na własnej domenie? Utwórz go w darmowym planie, ustawiając jako miejsce docelowe adres URL z Drive, a potem otwórz go raz w przeglądarce bez zalogowania, żeby zobaczyć, co naprawdę zobaczy zewnętrzny odbiorca.

Co zyskujesz dzięki skróconemu linkowi

Są trzy rzeczy, których surowy adres URL z Drive nie potrafi.

Nie da się go przekierować na nową wersję. Gdy zastępujesz plik zamiast go edytować, zmienia się identyfikator, więc każda kopia starego linku przestaje działać. Skrócony link to przetrwa: przekieruj go, a wersja z e-maila sprzed miesiąca nadal będzie działać. Dla dokumentu, który wychodzi jako v2, v3, v4, to jest cały argument.

Nie da się go policzyć. Drive informuje Cię o osobach przeglądających plik w ramach Twojej przestrzeni roboczej, ale nie mówi nic przydatnego o dwunastu zewnętrznych odbiorcach oferty. Dane o kliknięciach w skrócony link odpowiadają na pytanie, ile osób w niego kliknęło, kiedy i skąd, a to właśnie interesujące pytanie w przypadku dokumentu sprzedażowego. Jak śledzić kliknięcia linków pokazuje, jak je odczytywać.

I nie da się go odczytać na głos. drive.google.com/file/d/1aZ... na slajdzie to szum; go.yourbrand.com/report to coś, co ktoś może wpisać nawet z tyłu sali.

Kwestia prywatności, o której warto powiedzieć wprost

Skrócony link to przekierowanie, więc rejestruje fakt kliknięcia: czas, przybliżoną lokalizację, urządzenie. To normalne i nie ma w tym nic złego, ale warto o tym wiedzieć, gdy dokument jest poufny, bo oznacza to, że jakaś trzecia strona ma teraz zapis, że ktoś otworzył link o 11:04.

Co ważniejsze, skrócony link ukrywa miejsce docelowe. Odbiorcy nie widzą, że trafiają do pliku w Drive, dopóki tam nie dotrą, i właśnie dlatego ostrożne osoby nie ufają skróconym linkom od nieznanych nadawców. Wysyłanie linku z własnej domeny zamiast współdzielonej domeny skracacza rozwiązuje większość tego problemu: go.yourbrand.com niesie ze sobą Twoją nazwę, co jest silniejszym sygnałem niż jakikolwiek ogólny skracacz.

Jeśli sam plik jest poufny, nic z powyższego nie zastępuje modelu uprawnień. Udostępniaj go konkretnym, nazwanym kontom, a skrócony link traktuj wyłącznie jako udogodnienie dla osób, które i tak już mają dostęp. Linki chronione hasłem istnieją właśnie dla takich rozwiązań pośrednich, a RODO dla skracaczy adresów URL opisuje, co dokładnie rejestruje przekierowanie.

Kiedy nie warto tego robić

Link, który wklejasz na czacie do jednego współpracownika, nie wymaga skracania. Linki z Drive są brzydkie, ale działają.

Skracaj, gdy link zostanie wydrukowany, odczytany na głos, umieszczony na slajdzie, wysłany osobom spoza organizacji, wykorzystany wielokrotnie w kampanii, albo gdy plik pod spodem prawdopodobnie zostanie zastąpiony inną wersją. To sytuacje, w których adres musi przetrwać dłużej niż identyfikator pliku.

Przeczytaj serię artykułów filarowych

Ten wpis należy do klastra tutorials. Zacznij od jak skrócić URL, a potem sięgnij po własne domeny dla skróconych linków, żeby ustawić własną domenę z przodu linku. Wygasanie linków i linki samousuwające się pokazuje, jak ograniczyć czas życia linku do udostępnionego dokumentu.

Powiązane wpisy na blogu

• Linki chronione hasłem: kiedy i jak z nich korzystać
• Jak śledzić kliknięcia linków i odczytywać statystyki
• Jak skrócić link do LinkedIn i zachować własną domenę
• Adresy vanity URL wyjaśnione: linki z marką, które ludzie zapamiętują