Jak skracać adresy URL w Excelu: cztery działające sposoby

Excel nie może skrócić adresu URL za pomocą formuły. WEBSERVICE wysyła żądanie GET bez nagłówków i treści, a nowoczesne API skracacza wymaga żądania POST z nagłówkiem Authorization i formatem JSON. Do tego działa tylko w systemie Windows. Każdy poradnik oparty na formule, który znajdziesz, korzysta z usługi przyjmującej długi adres URL jako parametr zapytania, a te usługi już nie działają.

Prawdziwe pytanie brzmi więc: który z trzech działających sposobów pasuje do Twojego arkusza - Office Script, przepływ Power Automate czy import zbiorczy z kopiowaniem i wklejaniem? Odpowiedź zależy niemal wyłącznie od tego, jak często arkusz musi działać.

Sposób pierwszy: Office Script

Office Scripts uruchamiają kod TypeScript dla skoroszytu i mogą wywoływać zewnętrzne API za pomocą fetch. To sposób dla arkusza, który otwierasz i uruchamiasz ręcznie.

async function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const rows = sheet.getUsedRange().getValues();

  for (let i = 1; i < rows.length; i++) {
    const destination = String(rows[i][0]);
    if (!destination || rows[i][1]) continue; // skip blanks and already-done rows

    const response = await fetch("https://api.elido.app/v1/links", {
      method: "POST",
      headers: {
        Authorization:
          "Bearer " + workbook.getWorksheet("Config").getRange("B1").getText(),
        "Content-Type": "application/json",
        "Idempotency-Key": destination, // stable per row, so a re-run creates nothing
      },
      body: JSON.stringify({ destination_url: destination }),
    });

    const link = (await response.json()) as { short_url: string };
    sheet.getCell(i, 1).setValue(link.short_url);
  }
}

Są trzy ograniczenia, które ujawniają się po kolei.

Najważniejsze: zewnętrzne wywołania fetch działają, gdy skrypt uruchamia się w Excelu, i nie działają, gdy uruchamia je Power Automate. Skrypt, który działa bez zarzutu z karty Automatyzuj, kończy się błędem fetch is not defined, gdy tylko wywoła go przepływ, a ta niespodzianka kosztowała już wiele osób całe popołudnie.

Nie ma magazynu sekretów ani przepływu OAuth, więc klucz znajduje się w skrypcie albo w komórce. Odczytywanie go z arkusza Config, jak wyżej, jest nieco lepsze, bo skrypt można udostępnić bez klucza, ale sam skoroszyt staje się teraz danymi uwierzytelniającymi.

Docelowe API musi też zezwalać na wywołanie z originu skryptu. Dokumentacja Office Scripts opisuje wymaganie CORS dotyczące zasobów zewnętrznych, które spełnia większość publicznych API, ale niektóre wewnętrzne już nie.

To wiersz if (rows[i][1]) continue, dzięki któremu skrypt można bezpiecznie uruchomić dwa razy: wiersze, które mają już krótki link, są pomijane, a klucz idempotencji zabezpiecza pozostałe.

Sposób drugi: przepływ Power Automate

W przypadku wszystkiego, co ma działać według harmonogramu, uczciwą odpowiedzią jest przepływ, ponieważ uruchamia się niezależnie od tego, czy ktoś ma otwarty skoroszyt.

Schemat wygląda tak: wyzwalacz cykliczny albo wyzwalacz pliku, List rows present in a table z konektora Excel, pętla apply-to-each z akcją HTTP wysyłającą żądanie POST do endpointu linków, a następnie Update a row, które zapisuje krótki link z powrotem.

Przed zbudowaniem przepływu trzeba wiedzieć dwie rzeczy. Ogólna akcja HTTP jest płatnym konektorem, więc ten sposób zależy od Twojej licencji, a nie od umiejętności. Przepływ może przechowywać klucz API w bezpiecznym wejściu albo pobierać go z Azure Key Vault, co jest prawdziwą poprawą względem Office Script: dane uwierzytelniające przestają mieszkać w pliku, który ludzie przesyłają sobie pocztą elektroniczną.

Jeśli przepływ będzie przetwarzać setki wierszy, ustaw limit współbieżności dla pętli apply-to-each. Domyślne rozgałęzienie jest na tyle szerokie, że może wywołać limit szybkości API, a rozwiązaniem jest jedno ustawienie, nie przeprojektowanie całości.

Sposób trzeci: eksport, import zbiorczy, wklejenie z powrotem

W przypadku jednorazowego zadania ten sposób wygrywa z oboma powyższymi pod względem czasu do ukończenia. Wyeksportuj kolumnę z miejscami docelowymi do CSV, przepuść ją przez import zbiorczy skracacza, pobierz wynik i wklej krótkie linki obok oryginałów.

Bez płatnego konektora, bez klucza w skoroszycie, bez skryptu do utrzymania. Przewodnik po imporcie zbiorczym z Google Sheets opisuje format pliku, który jest taki sam niezależnie od tego, jaki arkusz go utworzył, a zbiorcze generowanie kodów QR omawia wariant, w którym każdy wiersz potrzebuje także kodu do wydrukowania.

Zasada wyboru jest prosta. Raz - kopiowanie i wklejanie. W każdy poniedziałek - przepływ. Przy każdym otwarciu skoroszytu - Office Script.

Chcesz najpierw wypróbować sposób z wklejaniem? Utwórz konto w bezpłatnym planie, zaimportuj pięciowierszowy plik CSV i sprawdź, czy w ogóle warto budować automatyzację.

Dlaczego formuła nadal byłaby niewłaściwa

Załóżmy, że WEBSERVICE mogłoby wysyłać żądania POST. Nadal byłoby niewłaściwym narzędziem, ponieważ formuły przeliczają się według harmonogramu Excela, a nie Twojego. Otwórz skoroszyt, a każdy wiersz ponownie wyśle swoje żądanie. Bez klucza idempotencji utworzy to duplikat linku dla każdego wiersza przy każdym otwarciu, a z nim będzie tylko serią niepotrzebnego ruchu, który zużywa limit szybkości.

Wszystko, co tworzy zasób, powinno należeć do kodu uruchamianego wtedy, gdy mu każesz, a nie do komórki przeliczającej się, kiedy aplikacja ma na to ochotę. Warto zapamiętać tę zasadę także poza tym przypadkiem: z tego samego powodu ludzie mają problemy, gdy umieszczają RAND() albo NOW() w arkuszu zasilającym raport.

Wprowadzanie wyniku z powrotem do arkusza

Niezależnie od wybranego sposobu zapisuj cztery kolumny, nie dwie: oryginalny adres URL, krótki link, slug oraz status albo komunikat o błędzie. Wtedy przerwane w połowie działanie jest oczywiste i można je ponownie uruchomić, zamiast mieć kolumnę z cichymi brakami.

Zachowaj plik. Gdy za trzy miesiące ktoś zapyta, który link trafił do której wiadomości, arkusz będzie odpowiedzią, a odtwarzanie go z dashboardu zajmie więcej pracy niż zachowanie. Jeśli obok tych linków potrzebujesz danych o kliknięciach, artykuł jak śledzić kliknięcia linków opisuje stronę eksportu.

Przeczytaj serię artykułów filarowych

Ten artykuł należy do klastra engineering. Zacznij od bezpłatnego przewodnika po API skracacza URL, który opisuje kształt żądania, a następnie przeczytaj limity szybkości i idempotencję, aby prawidłowo działać w pętli. Wersję tego samego zadania w PowerShellu znajdziesz w artykule jak skrócić adres URL w PowerShellu.

Powiązane na blogu

• Import zbiorczy krótkich linków z arkusza Google
• Jak skrócić adres URL w PowerShellu za pomocą Invoke-RestMethod
• CLI skracacza URL: skracaj linki z terminala
• Zbiorcze generowanie kodów QR: od CSV do plików gotowych do druku