Raccourcir un lien Google Drive se fait en deux étapes : copiez le lien de partage depuis Drive, collez-le dans un raccourcisseur comme destination. Le lien court redirige vers le même fichier, et il est bien plus facile à lire à voix haute, à imprimer, ou à faire tenir dans un diaporama que 90 caractères d'identifiant de fichier.
L'étape que les gens sautent est celle qui compte. Un raccourcisseur change l'adresse ; il ne change pas l'autorisation. L'autorisation se trouve sur le fichier dans Drive, donc un lien court placé devant un document restreint atterrit toujours sur l'écran de demande d'accès, et un lien court placé devant un document accessible à toute personne disposant du lien reste exactement aussi public que l'original.
Pour le cas général, comment raccourcir une URL couvre n'importe quel lien. Cette page traite des aspects propres à Drive : les autorisations, le versionnage, et ce que vous pouvez réellement mesurer.
Obtenez d'abord le bon lien
Dans Drive, ouvrez le fichier, appuyez sur Partager, et utilisez Copier le lien. Le guide de partage de Google couvre les variantes pour les dossiers et les Drives partagés.
Avant de copier, regardez le menu déroulant Accès général, car il détermine tout ce qui suit :
- Restreint signifie que seuls les comptes que vous avez ajoutés peuvent l'ouvrir. Toute autre personne, lien court ou non, voit l'écran de demande d'accès.
- Toute personne disposant du lien signifie que le lien est l'identifiant d'accès. Le faire circuler revient à accorder l'accès, ce qui convient pour une brochure et ne convient pas pour un contrat.
Google documente comment modifier ou arrêter le partage si un lien est déjà allé plus loin que prévu. Choisissez ensuite Lecteur, Commentateur, ou Éditeur de manière délibérée. Éditeur sur un fichier accessible à toute personne disposant du lien signifie que n'importe quel destinataire peut modifier le document, et c'est une véritable mauvaise après-midi qui attend de se produire.
Puis raccourcissez-le
Collez l'URL copiée dans le raccourcisseur comme destination et donnez-lui un slug que les gens peuvent lire : go.yourbrand.com/pricing-deck plutôt qu'une suite de caractères aléatoire. C'est l'essentiel de la valeur pour un document que vous enverrez plus d'une fois.
Deux conseils propres à Drive.
Le suffixe /view?usp=sharing peut rester tel quel ; c'est ce que Drive vous fournit. Si vous voulez que le fichier se télécharge plutôt que de s'ouvrir dans l'aperçu, certains types de fichiers acceptent des variantes telles que /export?format=pdf en suffixe, et cela vaut la peine de tester la destination exacte une fois avant l'envoi.
Pour un dossier plutôt qu'un fichier, la même logique s'applique avec une précaution supplémentaire : les liens de dossier exposent tout ce qu'il contient, y compris les éléments ajoutés plus tard. Un lien court rend ce dossier plus facile à partager largement, donc la vérification des autorisations compte davantage, pas moins.
Envie d'un lien lisible sur votre propre domaine ? Créez-en un sur le plan gratuit avec l'URL Drive comme destination, puis ouvrez-le une fois depuis un navigateur déconnecté pour voir ce qu'un destinataire externe obtient réellement.
Ce que le lien court vous apporte
Trois choses que l'URL Drive brute ne peut pas faire.
Elle ne peut pas être repointée. Remplacez un fichier plutôt que de le modifier, et l'identifiant change, donc chaque copie de l'ancien lien casse. Un lien court survit à cela : repointez-le et la version dans l'e-mail du mois dernier fonctionne toujours. Pour un document qui sort en v2, v3, v4, c'est tout l'argument.
Elle ne peut pas être comptée. Drive vous renseigne sur les lecteurs au sein de votre espace de travail ; il ne vous dit rien d'utile sur les douze destinataires externes d'une proposition. Les données de clics sur le lien court répondent à combien de personnes l'ont suivi, quand, et depuis où, ce qui pour un document commercial est la question intéressante. Comment suivre les clics sur les liens explique comment lire cela.
Et elle ne peut pas être lue à voix haute. drive.google.com/file/d/1aZ... sur un diaporama est du bruit ; go.yourbrand.com/report est une chose que quelqu'un peut taper depuis le fond de la salle.
La partie vie privée qu'il vaut la peine de dire clairement
Un lien court est une redirection, donc il enregistre qu'un clic a eu lieu : heure, localisation approximative, appareil. C'est normal et sans problème, et cela vaut la peine de le savoir quand le document est sensible, car cela signifie qu'un tiers dispose désormais d'un enregistrement indiquant que quelqu'un a ouvert un lien à 11h04.
Plus important encore, un lien court cache la destination. Les destinataires ne peuvent pas voir qu'ils sont envoyés vers un fichier Drive avant d'y arriver, ce qui explique exactement pourquoi les personnes prudentes se méfient des liens courts provenant d'expéditeurs inconnus. Envoyer depuis votre propre domaine plutôt que depuis un domaine de raccourcisseur partagé règle la plupart de ce problème : go.yourbrand.com porte votre nom, ce qui est un signal plus fort que n'importe quel raccourcisseur générique.
Si le fichier lui-même est confidentiel, rien de tout cela ne remplace le modèle d'autorisation. Partagez avec des comptes nommés, et traitez le lien court purement comme une commodité pour les personnes qui ont déjà accès. Les liens courts protégés par mot de passe existent pour le juste milieu, et le RGPD pour les raccourcisseurs d'URL couvre ce que la redirection enregistre.
Quand ne pas s'embêter
Un lien que vous collez dans une discussion avec un seul collègue n'a pas besoin d'être raccourci. Les liens Drive sont laids et ils fonctionnent.
Raccourcissez quand le lien sera imprimé, lu à voix haute, mis sur un diaporama, envoyé à des personnes en dehors de l'organisation, ou réutilisé dans une campagne, ou quand le fichier sous-jacent est susceptible d'être remplacé. Ce sont les cas où l'adresse doit survivre à l'identifiant du fichier.
Lire la série pilier
Cet article s'inscrit dans le cluster tutoriels. Commencez par comment raccourcir une URL, puis domaines personnalisés pour les liens courts pour mettre votre propre domaine en avant. Expiration des liens et liens à autodestruction couvre la limitation dans le temps d'un lien de document partagé.
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Questions fréquentes
Comment raccourcir un lien Google Drive ?
Copiez le lien de partage depuis Drive avec le bouton Partager, puis collez-le dans un raccourcisseur comme destination. Le lien court redirige vers le même fichier. Définissez d'abord l'autorisation dans Drive, car le raccourcisseur change l'adresse que les gens tapent, et rien d'autre concernant qui est autorisé à y accéder.
Le raccourcissement d'un lien Drive change-t-il qui peut ouvrir le fichier ?
Non. L'autorisation se trouve sur le fichier dans Google Drive, pas sur l'URL. Un lien court placé devant un fichier restreint atterrit toujours sur l'écran de demande d'accès, et un lien court placé devant un fichier accessible à toute personne disposant du lien reste exactement aussi ouvert que l'original.
Est-il sûr de partager publiquement un lien Google Drive raccourci ?
C'est aussi sûr que l'autorisation du fichier. Si le fichier est défini sur toute personne disposant du lien, le lien est la clé, et un lien court rend cette clé plus facile à faire circuler. Pour tout ce qui est confidentiel, partagez plutôt avec des comptes nommés et acceptez que les destinataires devront se connecter.
Pourquoi mon lien Drive raccourci demande-t-il aux gens de demander l'accès ?
Parce que le fichier est restreint à des personnes précises. Le lien court les a redirigés correctement et Google a ensuite vérifié leur compte. Corrigez cela dans Drive en ajoutant la personne, ou en modifiant le paramètre d'accès général, pas en régénérant le lien court.
Puis-je suivre le nombre de personnes ayant ouvert un document partagé ?
Vous pouvez compter les clics sur le lien court, ce qui vous indique combien de personnes l'ont suivi, depuis où, et sur quel appareil. Drive lui-même ne signale les lecteurs que pour les fichiers que vous possédez au sein d'un espace de travail. Les deux répondent à des questions différentes, et le nombre de clics est celui qui fonctionne pour les destinataires externes.
Que devient le lien court quand j'importe une nouvelle version du fichier ?
Si vous remplacez le fichier, l'identifiant change et l'ancienne URL Drive casse. C'est le principal argument en faveur du lien court : repointez-le vers le nouveau fichier et tous ceux qui ont le lien court continuent de fonctionner, y compris la version imprimée dans un diaporama ou celle envoyée dans un e-mail le mois dernier.
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