Acortar un enlace de Google Drive son dos pasos: copiar el enlace para compartir desde Drive, pegarlo en un acortador como destino. El enlace corto redirige al mismo archivo, y es mucho más fácil de leer en voz alta, imprimir, o encajar en una diapositiva que 90 caracteres de id de archivo.
El paso que la gente se salta es el que importa. Un acortador cambia la dirección; no cambia el permiso. El permiso reside en el archivo dentro de Drive, así que un enlace corto delante de un documento restringido sigue llevando a la pantalla de solicitud de acceso, y un enlace corto delante de un documento con acceso para cualquier persona con el enlace es exactamente tan público como el original.
Para el caso general, cómo acortar una URL cubre cualquier enlace. Esta página trata las partes específicas de Drive: permisos, versionado, y lo que realmente puedes medir.
Primero, consigue el enlace correcto
En Drive, abre el archivo, pulsa Compartir, y usa Copiar enlace. La guía para compartir de Google cubre las variaciones para carpetas y unidades compartidas.
Antes de copiar, mira el desplegable de Acceso general, porque decide todo lo que viene después:
- Restringido significa que solo las cuentas que has añadido pueden abrirlo. Cualquier otra persona, con enlace corto o sin él, ve la pantalla de solicitud de acceso.
- Cualquier persona con el enlace significa que el enlace es la credencial. Pasarlo de mano en mano es conceder acceso, lo cual está bien para un folleto y mal para un contrato.
Google documenta cómo cambiar o dejar de compartir si un enlace ya ha llegado más lejos de lo que pretendías. Después elige Lector, Comentador, o Editor de forma deliberada. Editor en un archivo con acceso para cualquier persona con el enlace significa que cualquier destinatario puede modificar el documento, y eso es una tarde genuinamente mala esperando a suceder.
Después, acórtalo
Pega la URL copiada en el acortador como destino y dale un slug que la gente pueda leer: go.yourbrand.com/pricing-deck en lugar de un final aleatorio. Ahí está la mayor parte del valor para un documento que vas a enviar más de una vez.
Dos consejos específicos de Drive.
El sufijo /view?usp=sharing se puede dejar tal cual; es lo que Drive te entrega. Si quieres que el archivo se descargue en lugar de abrirse en la vista previa, algunos tipos de archivo aceptan variantes al estilo /export?format=pdf u otras parecidas, y merece la pena probar el destino exacto una vez antes de enviarlo.
Para una carpeta en lugar de un archivo, se aplica lo mismo con una precaución extra: los enlaces de carpeta exponen todo lo que hay dentro, incluidos los elementos añadidos después. Un enlace corto hace que esa carpeta sea más fácil de compartir ampliamente, así que la comprobación de permisos importa más, no menos.
¿Quieres un enlace legible en tu propio dominio? Crea uno en el plan gratuito con la URL de Drive como destino, y luego ábrelo una vez desde un navegador sin sesión iniciada para ver qué recibe realmente un destinatario externo.
Lo que te aporta el enlace corto
Tres cosas que la URL de Drive sin procesar no puede hacer.
No se puede redirigir. Sustituye un archivo en lugar de editarlo, y el id cambia, así que todas las copias del enlace antiguo dejan de funcionar. Un enlace corto sobrevive a eso: redirígelo y la versión del correo del mes pasado sigue funcionando. Para un documento que se publica como v2, v3, v4, ese es todo el argumento.
No se puede contar. Drive te informa sobre los usuarios dentro de tu espacio de trabajo; no te dice nada útil sobre los doce destinatarios externos de una propuesta. Los datos de clics del enlace corto responden a cuánta gente lo siguió, cuándo, y desde dónde, que para un documento de ventas es la pregunta interesante. Cómo rastrear los clics de un enlace cubre cómo leerlo.
Y no se puede leer en voz alta. drive.google.com/file/d/1aZ... en una diapositiva es ruido; go.yourbrand.com/report es algo que alguien puede escribir desde el fondo de la sala.
La parte de privacidad que merece decirse claramente
Un enlace corto es una redirección, así que registra que ocurrió un clic: hora, ubicación aproximada, dispositivo. Eso está bien y es normal, y merece la pena saberlo cuando el documento es sensible, porque significa que un tercero tiene ahora un registro de que alguien abrió un enlace a las 11:04.
Más importante aún, un enlace corto oculta el destino. Los destinatarios no pueden ver que se les está enviando a un archivo de Drive hasta que llegan, que es exactamente por lo que la gente cautelosa desconfía de los enlaces cortos de remitentes desconocidos. Enviar desde tu propio dominio en lugar de un dominio de acortador compartido arregla la mayor parte de eso: go.yourbrand.com lleva tu nombre, que es una señal más fuerte que cualquier acortador genérico.
Si el propio archivo es confidencial, nada de esto sustituye al modelo de permisos. Comparte con cuentas nombradas, y trata el enlace corto puramente como una comodidad para gente que ya tiene acceso. Enlaces cortos protegidos con contraseña existen para el término medio, y GDPR para acortadores de URL cubre lo que registra la redirección.
Cuándo no molestarse
Un enlace que estás pegando en un chat con un compañero no necesita acortarse. Los enlaces de Drive son feos y funcionan.
Acorta cuando el enlace se vaya a imprimir, leer en voz alta, poner en una diapositiva, enviar a gente fuera de la organización, o reutilizar en una campaña, o cuando sea probable que el archivo subyacente se sustituya. Esos son los casos en los que la dirección necesita sobrevivir al id del archivo.
Lee la serie del pilar
Esto forma parte del cluster de tutoriales. Empieza con cómo acortar una URL, luego dominios personalizados para enlaces cortos para poner tu propio dominio delante. Caducidad de enlaces y enlaces autodestructivos cubre cómo limitar en el tiempo el enlace de un documento compartido.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo acorto un enlace de Google Drive?
Copia el enlace para compartir desde Drive con el botón Compartir y pégalo en un acortador como destino. El enlace corto redirige al mismo archivo. Define el permiso en Drive primero, porque el acortador cambia la dirección que la gente escribe y nada sobre quién tiene acceso.
¿Acortar un enlace de Drive cambia quién puede abrir el archivo?
No. El permiso reside en el archivo dentro de Google Drive, no en la URL. Un enlace corto delante de un archivo restringido sigue llevando a la pantalla de solicitud de acceso, y un enlace corto delante de un archivo con acceso para cualquier persona con el enlace es exactamente tan abierto como lo era el original.
¿Es seguro compartir públicamente un enlace acortado de Google Drive?
Es tan seguro como lo sea el permiso del archivo. Si el archivo está configurado como cualquier persona con el enlace, el enlace es la llave, y un enlace corto hace que esa llave sea más fácil de repartir. Para cualquier cosa confidencial, comparte con cuentas nombradas en su lugar y acepta que los destinatarios tendrán que iniciar sesión.
¿Por qué mi enlace acortado de Drive pide a la gente que solicite acceso?
Porque el archivo está restringido a personas concretas. El enlace corto los reenvió correctamente y luego Google comprobó su cuenta. Arréglalo en Drive añadiendo a la persona, o cambiando el ajuste de acceso general, no regenerando el enlace corto.
¿Puedo rastrear cuánta gente abrió un documento compartido?
Puedes contar los clics en el enlace corto, que te dice cuánta gente lo siguió, desde dónde, y en qué dispositivo. Drive en sí solo informa de los usuarios que han visto archivos de tu propiedad dentro de un espacio de trabajo. Las dos cosas responden a preguntas distintas, y el recuento de clics es el que funciona para destinatarios externos.
¿Qué pasa con el enlace corto cuando subo una nueva versión del archivo?
Si sustituyes el archivo, el id cambia y la antigua URL de Drive deja de funcionar. Ese es el principal argumento a favor del enlace corto: redirígelo hacia el nuevo archivo y todo el mundo que tenga el enlace corto sigue funcionando, incluida la versión impresa en una presentación o en un correo enviado el mes pasado.
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