Як скоротити URL в Excel: чотири робочі способи

Excel не може скоротити URL за допомогою формули. WEBSERVICE надсилає GET-запит без заголовків і тіла, а сучасному API сервісу скорочення потрібен POST-запит із заголовком Authorization і JSON. До того ж ця функція працює лише у Windows. Кожен посібник зі скорочення на основі формули, який ви знайдете, побудований на сервісі, що приймав довгий URL як параметр запиту, а таких сервісів більше немає.

Отже, справжнє питання полягає в тому, який із трьох робочих способів підходить вашій таблиці: Office Script, потік Power Automate чи масовий імпорт із копіюванням і вставленням. Відповідь майже повністю залежить від того, як часто потрібно запускати таблицю.

Спосіб 1: Office Script

Office Scripts виконують TypeScript для книги та можуть викликати зовнішній API за допомогою fetch. Це спосіб для таблиці, яку ви відкриваєте й запускаєте вручну.

async function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const rows = sheet.getUsedRange().getValues();

  for (let i = 1; i < rows.length; i++) {
    const destination = String(rows[i][0]);
    if (!destination || rows[i][1]) continue; // skip blanks and already-done rows

    const response = await fetch("https://api.elido.app/v1/links", {
      method: "POST",
      headers: {
        Authorization:
          "Bearer " + workbook.getWorksheet("Config").getRange("B1").getText(),
        "Content-Type": "application/json",
        "Idempotency-Key": destination, // stable per row, so a re-run creates nothing
      },
      body: JSON.stringify({ destination_url: destination }),
    });

    const link = (await response.json()) as { short_url: string };
    sheet.getCell(i, 1).setValue(link.short_url);
  }
}

Ось три обмеження, які послідовно даються взнаки.

Найважливіше: зовнішні виклики fetch працюють, коли скрипт запускається в Excel, і не працюють, коли його запускає Power Automate. Скрипт, який чудово працює з вкладки Automate, завершується помилкою fetch is not defined, щойно його запускає потік, і через цю несподіванку багато хто втратив цілий день.

Сховища секретів і потоку OAuth немає, тому ключ зберігається у скрипті або клітинці. Читати його з аркуша Config, як вище, трохи краще, бо скрипт можна поширити без ключа, але сама книга тепер є обліковими даними.

Цільовий API також має дозволяти виклик із джерела скрипту. У документації Office Scripts зазначено вимогу CORS для зовнішніх ресурсів, якій відповідає більшість публічних API, але не деякі внутрішні.

Рядок if (rows[i][1]) continue робить скрипт безпечним для повторного запуску: рядки, у яких уже є коротке посилання, пропускаються, а ключ ідемпотентності захищає решту.

Спосіб 2: потік Power Automate

Для всього, що виконується за розкладом, потік є чесною відповіддю, адже він працює незалежно від того, чи відкрив хтось книгу.

Схема така: повторюваний запуск або тригер файлу, List rows present in a table із конектора Excel, цикл apply-to-each із дією HTTP, яка надсилає POST-запит до кінцевої точки посилань, а потім Update a row, що записує коротке посилання назад.

Перед створенням потоку потрібно знати дві речі. Загальна дія HTTP є платним конектором, тому цей спосіб залежить від вашої ліцензії, а не від навичок. Потік може зберігати ключ API у захищеному вводі або отримувати його з Azure Key Vault, і це справжнє покращення порівняно з Office Script: облікові дані більше не живуть у файлі, який люди надсилають одне одному.

Якщо потік оброблятиме сотні рядків, додайте обмеження паралельності для apply-to-each. Стандартне розгалуження достатньо широке, щоб спровокувати перевищення ліміту API, а виправленням буде одне налаштування, а не перебудова.

Спосіб 3: експорт, масовий імпорт, вставлення назад

Для одноразового завдання цей спосіб швидший за обидва попередні за часом до готового результату. Експортуйте стовпець із призначеннями у CSV, пропустіть його через масовий імпорт сервісу скорочення, завантажте результат і вставте короткі посилання поруч з оригіналами.

Без платного конектора, ключа в книзі чи скрипту, який потрібно підтримувати. Посібник із масового імпорту з Google Sheets описує формат файлу, однаковий незалежно від таблиці, з якої його створено, а масова генерація QR-кодів охоплює варіант, де кожному рядку також потрібен код для друку.

Правило вибору просте. Один раз - вставлення. Щопонеділка - потік. Кожного разу, коли хтось відкриває книгу, - Office Script.

Хочете спочатку спробувати спосіб із вставленням? Створіть обліковий запис на безкоштовному плані, імпортуйте CSV із п'ятьма рядками й перевірте, чи варта автоматизація зусиль на її створення.

Чому формула все одно була б неправильним рішенням

Припустімо, WEBSERVICE міг би виконувати POST-запити. Це все одно був би неправильний інструмент, бо формули перераховуються за розкладом Excel, а не за вашим. Відкрийте книгу - і кожен рядок знову надсилає свій запит. Без ключа ідемпотентності це створює дублікат посилання для кожного рядка під час кожного відкриття; з ключем це лише потік безглуздого трафіку, який витрачає ваш ліміт запитів.

Усе, що створює ресурс, має належати коду, який запускається за вашою командою, а не клітинці, що перераховується, коли застосунок цього захотів. Це варто усвідомити й поза межами цього випадку: з тієї самої причини люди зазнають проблем, додаючи RAND() або NOW() до таблиці, яка живить звіт.

Як повернути результат у таблицю

Який би спосіб ви не обрали, створіть чотири стовпці, а не два: початковий URL, коротке посилання, слаг і статус або повідомлення про помилку. Тоді частково завершений запуск буде очевидним і його можна буде повторити, а не отримати стовпець із непомітними пропусками.

Збережіть файл. Коли через три місяці хтось запитає, яке посилання потрапило до якого листа, відповідь буде в таблиці, а відновлювати її з дашборду складніше, ніж просто зберегти. Якщо для цих самих посилань потрібні дані про кліки, як відстежувати кліки за посиланнями описує експорт.

Читайте основну серію

Ця стаття входить до інженерного кластера. Почніть із посібника з безкоштовного API сервісу скорочення URL, щоб ознайомитися з форматом запиту, а потім прочитайте про ліміти запитів та ідемпотентність, щоб коректно працювати в циклі. Версію того самого завдання з CSV для PowerShell дивіться у статті як скоротити URL у PowerShell.

Пов'язані статті в блозі

• Масовий імпорт коротких посилань із Google Sheet
• Як скоротити URL у PowerShell за допомогою Invoke-RestMethod
• CLI сервісу скорочення URL: скорочуйте посилання з термінала
• Масова генерація QR-кодів: від CSV до готових для друку файлів