Encurtar um link do Google Drive é dois passos: copie o link de compartilhamento do Drive, cole-o em um encurtador como destino. O link curto redireciona para o mesmo arquivo, e é muito mais fácil de ler em voz alta, imprimir, ou encaixar em um slide do que 90 caracteres de id de arquivo.
O passo que as pessoas pulam é o que importa. Um encurtador muda o endereço; ele não muda a permissão. A permissão está no arquivo, no Drive, então um link curto na frente de um documento restrito ainda leva à tela de solicitação de acesso, e um link curto na frente de um documento com acesso para qualquer pessoa com o link é exatamente tão público quanto o original.
Para o caso geral, como encurtar uma URL cobre qualquer link. Esta página é sobre as partes específicas do Drive: permissões, versionamento e o que você realmente consegue medir.
Primeiro, Acerte o Link
No Drive, abra o arquivo, clique em Compartilhar e use Copiar link. O guia de compartilhamento do Google cobre as variações para pastas e drives compartilhados.
Antes de copiar, olhe o menu suspenso Acesso geral, porque ele decide tudo que vem depois:
- Restrito significa que só as contas que você adicionou podem abri-lo. Qualquer outra pessoa, com link curto ou não, vê a tela de solicitação de acesso.
- Qualquer pessoa com o link significa que o link é a credencial. Repassá-lo é conceder acesso, o que é adequado para um folheto e errado para um contrato.
O Google documenta como mudar ou parar de compartilhar se um link já foi parar mais longe do que você pretendia. Depois, escolha Leitor, Comentador ou Editor de forma deliberada. Editor em um arquivo com acesso para qualquer pessoa com o link significa que qualquer destinatário pode alterar o documento, e essa é uma tarde genuinamente ruim esperando para acontecer.
Depois, Encurte
Cole a URL copiada no encurtador como destino e dê a ela um slug que as pessoas consigam ler: go.yourbrand.com/pricing-deck em vez de uma parte final aleatória. Isso já é a maior parte do valor para um documento que você vai enviar mais de uma vez.
Duas dicas específicas do Drive.
O sufixo /view?usp=sharing pode ser mantido sem problema; é o que o Drive te entrega. Se você quiser que o arquivo baixe em vez de abrir na pré-visualização, alguns tipos de arquivo aceitam variantes no estilo /export?format=pdf da URL, e vale a pena testar o destino exato uma vez antes de ele sair.
Para uma pasta em vez de um arquivo, a mesma coisa se aplica, com uma ressalva extra: links de pasta expõem tudo o que está dentro, incluindo itens adicionados depois. Um link curto torna essa pasta mais fácil de compartilhar amplamente, então a verificação de permissão importa mais, não menos.
Quer um link legível no seu próprio domínio? Crie um no plano gratuito com a URL do Drive como destino, depois abra-o uma vez em um navegador sem login para ver o que um destinatário externo realmente recebe.
O Que o Link Curto Te Dá
Três coisas que a URL bruta do Drive não consegue fazer.
Ela não pode ser redirecionada. Substitua um arquivo em vez de editá-lo, e o id muda, então toda cópia do link antigo quebra. Um link curto sobrevive a isso: redirecione-o e a versão no e-mail do mês passado continua funcionando. Para um documento que sai como v2, v3, v4, esse é o argumento inteiro.
Ela não pode ser contada. O Drive te conta sobre visualizadores dentro do seu workspace; ele não te conta nada útil sobre os doze destinatários externos de uma proposta. Os dados de clique no link curto respondem quantas pessoas o seguiram, quando e de onde, o que para um documento de vendas é a pergunta interessante. Como rastrear cliques em links cobre como ler isso.
E ela não pode ser lida em voz alta. drive.google.com/file/d/1aZ... em um slide é ruído; go.yourbrand.com/report é algo que alguém consegue digitar do fundo da sala.
A Parte da Privacidade Que Vale a Pena Dizer Claramente
Um link curto é um redirecionamento, então ele registra que um clique aconteceu: horário, localização aproximada, dispositivo. Isso é normal e está tudo bem, e vale a pena saber disso quando o documento é sensível, porque significa que um terceiro agora tem um registro de que alguém abriu um link às 11h04.
Mais importante, um link curto esconde o destino. Os destinatários não conseguem ver que estão sendo enviados para um arquivo do Drive até chegarem lá, e é exatamente por isso que pessoas cautelosas desconfiam de links curtos de remetentes desconhecidos. Enviar a partir do seu próprio domínio, em vez de um domínio de encurtador compartilhado, resolve a maior parte disso: go.yourbrand.com carrega o seu nome, o que é um sinal mais forte do que qualquer encurtador genérico.
Se o próprio arquivo é confidencial, nada disso substitui o modelo de permissão. Compartilhe com contas nomeadas, e trate o link curto puramente como uma conveniência para pessoas que já têm acesso. Links curtos protegidos por senha existem para o meio-termo, e GDPR para encurtadores de URL cobre o que o redirecionamento registra.
Quando Não Vale a Pena
Um link que você está colando em uma conversa com um colega não precisa ser encurtado. Links do Drive são feios e funcionam.
Encurte quando o link for impresso, lido em voz alta, colocado em um slide, enviado para pessoas fora da organização, ou reaproveitado em uma campanha, ou quando o arquivo original tiver chance de ser substituído. Esses são os casos em que o endereço precisa sobreviver ao id do arquivo.
Leia a Série do Artigo Principal
Este artigo está no cluster de tutoriais. Comece com como encurtar uma URL, depois domínios próprios para links curtos para colocar seu próprio domínio na frente. Expiração de links e links autodestrutivos cobre como limitar por tempo o link de um documento compartilhado.
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Perguntas frequentes
Como eu encurto um link do Google Drive?
Copie o link de compartilhamento do Drive com o botão Compartilhar, depois cole-o em um encurtador como destino. O link curto redireciona para o mesmo arquivo. Defina a permissão no Drive primeiro, porque o encurtador muda o endereço que as pessoas digitam e nada sobre quem tem permissão para entrar.
Encurtar um link do Drive muda quem pode abrir o arquivo?
Não. A permissão está no arquivo, no Google Drive, não na URL. Um link curto na frente de um arquivo restrito ainda leva à tela de solicitação de acesso, e um link curto na frente de um arquivo com acesso para qualquer pessoa com o link é exatamente tão aberto quanto o original.
É seguro compartilhar publicamente um link encurtado do Google Drive?
É tão seguro quanto a permissão do arquivo. Se o arquivo estiver configurado como qualquer pessoa com o link, o link é a chave, e um link curto torna essa chave mais fácil de repassar. Para qualquer coisa confidencial, compartilhe com contas nomeadas em vez disso e aceite que os destinatários vão precisar fazer login.
Por que meu link encurtado do Drive pede que as pessoas solicitem acesso?
Porque o arquivo está restrito a pessoas específicas. O link curto os encaminhou corretamente e o Google então verificou a conta deles. Corrija isso no Drive adicionando a pessoa, ou mudando a configuração de acesso geral, não regenerando o link curto.
Posso rastrear quantas pessoas abriram um documento compartilhado?
Você pode contar os cliques no link curto, o que te diz quantas pessoas o seguiram, de onde e em qual dispositivo. O próprio Drive só informa visualizadores para arquivos que você possui dentro de um workspace. As duas coisas respondem perguntas diferentes, e a contagem de cliques é a que funciona para destinatários externos.
O que acontece com o link curto quando eu envio uma nova versão do arquivo?
Se você substituir o arquivo, o id muda e a URL antiga do Drive quebra. Esse é o principal argumento para o link curto: redirecione-o para o novo arquivo e todo mundo que tem o link curto continua funcionando, incluindo a versão impressa em uma apresentação de slides ou em um e-mail enviado no mês passado.
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