Einen Google-Drive-Link zu kürzen sind zwei Schritte: den Freigabelink aus Drive kopieren, ihn als Ziel in einen Kürzungsdienst einfügen. Der Kurzlink leitet zur selben Datei weiter, und er lässt sich deutlich leichter vorlesen, drucken oder auf eine Folie packen als 90 Zeichen einer Datei-ID.
Der Schritt, den Leute überspringen, ist genau der, der zählt. Ein Kürzungsdienst ändert die Adresse, er ändert nicht die Berechtigung. Die Berechtigung liegt bei der Datei in Drive, sodass ein Kurzlink vor einem eingeschränkten Dokument weiterhin auf dem Bildschirm Zugriff anfordern landet, und ein Kurzlink vor einem Dokument mit der Einstellung Jeder, der über den Link verfügt genauso öffentlich ist wie das Original.
Für den allgemeinen Fall behandelt wie man eine URL kürzt jeden Link. Dieser Beitrag behandelt die Drive-spezifischen Teile: Berechtigungen, Versionierung und was Sie tatsächlich messen können.
Zuerst den richtigen Link besorgen
Öffnen Sie in Drive die Datei, klicken Sie auf Teilen und verwenden Sie Link kopieren. Googles Freigabe-Anleitung behandelt die Varianten für Ordner und geteilte Ablagen.
Werfen Sie vor dem Kopieren einen Blick auf das Dropdown-Menü Allgemeiner Zugriff, denn es entscheidet über alles Weitere:
- Eingeschränkt bedeutet, dass nur die Konten, die Sie hinzugefügt haben, die Datei öffnen können. Alle anderen sehen, Kurzlink hin oder her, den Bildschirm Zugriff anfordern.
- Jeder, der über den Link verfügt bedeutet, dass der Link selbst der Zugangsnachweis ist. Ihn weiterzugeben bedeutet, Zugriff zu gewähren, was für eine Broschüre in Ordnung ist und für einen Vertrag falsch.
Google beschreibt, wie man die Freigabe ändert oder beendet, falls ein Link bereits weiter verbreitet wurde, als beabsichtigt. Wählen Sie dann bewusst Leser, Kommentator oder Bearbeiter. Bearbeiter bei einer Datei mit der Einstellung Jeder, der über den Link verfügt bedeutet, dass jeder Empfänger das Dokument ändern kann, und das ist ein wirklich schlechter Nachmittag, der nur darauf wartet zu passieren.
Dann kürzen Sie ihn
Fügen Sie die kopierte URL als Ziel in den Kürzungsdienst ein und geben Sie ihr einen Slug, den Leute lesen können: go.yourbrand.com/pricing-deck statt eines zufälligen Suffixes. Das ist der Großteil des Werts für ein Dokument, das Sie mehr als einmal verschicken.
Zwei Drive-spezifische Hinweise.
Der Zusatz /view?usp=sharing kann problemlos bleiben; das ist es, was Drive Ihnen liefert. Wenn die Datei heruntergeladen statt in der Vorschau geöffnet werden soll, akzeptieren manche Dateitypen Varianten im Stil von /export?format=pdf als Ziel, und es lohnt sich, das genaue Ziel einmal zu testen, bevor es hinausgeht.
Bei einem Ordner statt einer Datei gilt dasselbe, mit einer zusätzlichen Vorsicht: Ordnerlinks legen alles offen, was darin liegt, einschließlich später hinzugefügter Elemente. Ein Kurzlink macht es leichter, diesen Ordner breit zu teilen, weshalb die Berechtigungsprüfung wichtiger wird, nicht weniger wichtig.
Möchten Sie einen lesbaren Link auf Ihrer eigenen Domain? Erstellen Sie einen im kostenlosen Tarif mit der Drive-URL als Ziel, und öffnen Sie ihn dann einmal in einem abgemeldeten Browser, um zu sehen, was ein externer Empfänger tatsächlich zu sehen bekommt.
Was der Kurzlink Ihnen bringt
Drei Dinge, die die rohe Drive-URL nicht kann.
Sie kann nicht umgelenkt werden. Ersetzen Sie eine Datei, statt sie zu bearbeiten, ändert sich die ID, und jede Kopie des alten Links bricht. Ein Kurzlink übersteht das: Lenken Sie ihn um, und die Version in der E-Mail vom letzten Monat funktioniert weiterhin. Für ein Dokument, das als v2, v3, v4 verschickt wird, ist das das ganze Argument.
Sie kann nicht gezählt werden. Drive verrät Ihnen etwas über Betrachter innerhalb Ihres Workspace, aber nichts Brauchbares über die zwölf externen Empfänger eines Angebots. Klickdaten am Kurzlink beantworten, wie viele Personen ihm gefolgt sind, wann und von wo, was bei einem Vertriebsdokument die interessante Frage ist. Wie man Link-Klicks verfolgt behandelt, wie man das ausliest.
Und sie kann nicht vorgelesen werden. drive.google.com/file/d/1aZ... auf einer Folie ist Rauschen; go.yourbrand.com/report ist etwas, das jemand von hinten im Raum eintippen kann.
Der Datenschutz-Teil, den man klar aussprechen sollte
Ein Kurzlink ist eine Weiterleitung, also zeichnet er auf, dass ein Klick stattgefunden hat: Uhrzeit, ungefährer Standort, Gerät. Das ist in Ordnung und normal, und es lohnt sich, das zu wissen, wenn das Dokument sensibel ist, denn es bedeutet, dass ein Dritter jetzt einen Eintrag darüber hat, dass jemand um 11:04 Uhr einen Link geöffnet hat.
Wichtiger noch: Ein Kurzlink verbirgt das Ziel. Empfänger können nicht sehen, dass sie zu einer Drive-Datei geschickt werden, bevor sie dort ankommen, und genau deshalb misstrauen vorsichtige Menschen Kurzlinks von unbekannten Absendern. Das Versenden von der eigenen Domain statt einer gemeinsam genutzten Kürzungsdienst-Domain behebt das größtenteils: go.yourbrand.com trägt Ihren Namen, was ein stärkeres Signal ist als jeder generische Kürzungsdienst.
Wenn die Datei selbst vertraulich ist, ersetzt nichts davon das Berechtigungsmodell. Teilen Sie mit namentlich genannten Konten und behandeln Sie den Kurzlink rein als Komfort für Personen, die bereits Zugriff haben. Passwortgeschützte Kurzlinks existieren für den Mittelweg, und DSGVO für URL-Kürzungsdienste behandelt, was die Weiterleitung aufzeichnet.
Wann es sich nicht lohnt
Ein Link, den Sie in einen Chat mit einem einzigen Kollegen einfügen, muss nicht gekürzt werden. Drive-Links sind hässlich, und sie funktionieren.
Kürzen Sie, wenn der Link gedruckt, vorgelesen, auf eine Folie gesetzt, an Personen außerhalb der Organisation gesendet oder in einer Kampagne wiederverwendet wird, oder wenn die zugrunde liegende Datei wahrscheinlich ersetzt wird. Das sind die Fälle, in denen die Adresse die Datei-ID überdauern muss.
Die Grundlagenserie lesen
Dieser Beitrag gehört zum Tutorials-Cluster. Beginnen Sie mit wie man eine URL kürzt, dann mit eigenen Domains für Kurzlinks, um die eigene Domain vorne einzusetzen. Linkablauf und selbstzerstörende Links behandelt die zeitliche Begrenzung eines geteilten Dokumentlinks.
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Häufig gestellte Fragen
Wie kürze ich einen Google-Drive-Link?
Kopieren Sie den Freigabelink aus Drive über die Schaltfläche Teilen und fügen Sie ihn dann als Ziel in einen Kürzungsdienst ein. Der Kurzlink leitet zur selben Datei weiter. Legen Sie die Berechtigung zuerst in Drive fest, denn der Kürzungsdienst ändert die Adresse, die Leute eingeben, aber nichts daran, wer hineindarf.
Ändert das Kürzen eines Drive-Links, wer die Datei öffnen kann?
Nein. Die Berechtigung liegt bei der Datei in Google Drive, nicht bei der URL. Ein Kurzlink vor einer eingeschränkten Datei landet weiterhin auf dem Bildschirm Zugriff anfordern, und ein Kurzlink vor einer Datei mit der Einstellung Jeder, der über den Link verfügt ist genau so offen wie das Original.
Ist es sicher, einen gekürzten Google-Drive-Link öffentlich zu teilen?
Er ist so sicher wie die Berechtigung der Datei. Wenn die Datei auf Jeder, der über den Link verfügt eingestellt ist, ist der Link der Schlüssel, und ein Kurzlink macht diesen Schlüssel leichter weiterzugeben. Teilen Sie alles Vertrauliche stattdessen mit namentlich genannten Konten und akzeptieren Sie, dass Empfänger sich anmelden müssen.
Warum fordert mein gekürzter Drive-Link die Leute auf, Zugriff anzufordern?
Weil die Datei auf bestimmte Personen beschränkt ist. Der Kurzlink hat sie korrekt weitergeleitet, und Google hat anschließend das Konto geprüft. Beheben Sie es in Drive, indem Sie die Person hinzufügen oder die Einstellung für den allgemeinen Zugriff ändern, nicht indem Sie den Kurzlink neu erstellen.
Kann ich verfolgen, wie viele Personen ein geteiltes Dokument geöffnet haben?
Sie können Klicks auf den Kurzlink zählen, was Ihnen zeigt, wie viele Personen ihm gefolgt sind, von wo aus und mit welchem Gerät. Drive selbst meldet Betrachter nur für Dateien, die Ihnen innerhalb eines Workspace gehören. Die beiden beantworten unterschiedliche Fragen, und die Klickzahl ist diejenige, die für externe Empfänger funktioniert.
Was passiert mit dem Kurzlink, wenn ich eine neue Version der Datei hochlade?
Wenn Sie die Datei ersetzen, ändert sich die ID, und die alte Drive-URL bricht. Das ist das Hauptargument für den Kurzlink: Richten Sie ihn neu auf die neue Datei aus, und alle, die den Kurzlink haben, funktionieren weiter, einschließlich der Version, die auf einer Präsentationsfolie gedruckt oder in einer letzten Monat verschickten E-Mail steht.
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