Google Driveのリンクを短縮する作業は2つの手順だけです。Driveから共有リンクをコピーし、それを短縮サービスに遷移先として貼り付けます。短縮リンクは同じファイルにリダイレクトされ、ファイルidを含む90文字のURLよりもはるかに読み上げやすく、印刷しやすく、スライドにも収まりやすくなります。
見落とされがちなのが、実は一番重要な手順です。短縮サービスが変えるのはアドレスであり、権限は変わりません。権限はDrive上のファイルに紐づいているため、制限付きのドキュメントの前に短縮リンクを置いても、やはりアクセスリクエスト画面に着地しますし、リンクを知っている全員に設定されたドキュメントの前に短縮リンクを置いても、元とまったく同じだけ公開された状態のままです。
一般的なケースについては、URLを短縮する方法であらゆるリンクを扱っています。この記事では、Drive特有の部分、つまり権限、バージョン管理、そして実際に測定できることに絞って解説します。
まずリンクを正しく取得する
Driveでファイルを開き、共有を押して、リンクをコピーを使いましょう。フォルダや共有ドライブでのバリエーションについては、Googleの共有ガイドで説明されています。
コピーする前に、全般的なアクセス権のドロップダウンを確認してください。これがその先すべてを決めるからです。
- 制限付きは、追加したアカウントだけが開けることを意味します。それ以外の人は、短縮リンクであってもなくても、アクセスリクエスト画面が表示されます。
- リンクを知っている全員は、リンク自体が認証情報になることを意味します。それを渡すことはアクセス権を与えることと同じであり、パンフレットには問題なくても、契約書には向きません。
すでに意図した範囲を超えてリンクが広まってしまった場合は、アクセス権の変更、共有の停止についてGoogleが説明しています。そのうえで、閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者を意図的に選びましょう。リンクを知っている全員に設定されたファイルで編集者を選ぶと、受け取った誰もがドキュメントを変更できることになり、それは本当にひどい午後を招く種になります。
そして短縮する
コピーしたURLを短縮サービスに遷移先として貼り付け、go.yourbrand.com/pricing-deckのように人が読めるスラッグを付けましょう。ランダムな後半部分にする必要はありません。何度も送ることになるドキュメントであれば、これだけで価値のほとんどを得られます。
Drive特有のヒントが2つあります。
/view?usp=sharingという接尾辞はそのまま残して問題ありません。これはDriveが渡してくる形そのものです。プレビューで開くのではなくファイルをダウンロードさせたい場合、ファイルの種類によっては/export?format=pdfのようなバリエーションを受け付けるので、公開する前に一度、実際の遷移先を試しておく価値があります。
ファイルではなくフォルダの場合も同じことが当てはまりますが、一つだけ余分な注意点があります。フォルダのリンクは、後から追加されたものも含めてフォルダ内のすべてを公開してしまうということです。短縮リンクはそのフォルダを広く共有しやすくしてしまうため、権限チェックの重要性はむしろ増します。
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短縮リンクが手に入れてくれるもの
生のDrive URLにはできないことが3つあります。
遷移先を変更できないことです。ファイルを編集するのではなく置き換えると、idが変わり、古いリンクのコピーはすべて壊れてしまいます。短縮リンクならそれを乗り越えられます。遷移先を変更すれば、先月のメールに書かれたバージョンもそのまま機能します。v2、v3、v4として出荷されるドキュメントにとって、これがすべての論拠です。
数を数えられないことです。Driveが教えてくれるのはワークスペース内の閲覧者についてだけで、提案書を受け取った12人の社外の受信者については何も教えてくれません。短縮リンクのクリックデータは、何人がそれをたどったか、いつ、どこからかに答えてくれます。営業資料にとってはこちらのほうが興味深い問いです。読み解き方についてはリンクのクリックを追跡する方法で解説しています。
そして読み上げられないことです。スライドの上でdrive.google.com/file/d/1aZ...はただのノイズですが、go.yourbrand.com/reportなら部屋の後ろからでも誰かがそのまま入力できます。
はっきり言っておくべきプライバシーの話
短縮リンクはリダイレクトなので、クリックが発生したことを記録します。時刻、おおよその位置情報、デバイスです。それ自体は普通のことで問題ありませんが、ドキュメントが機微な内容であるときは知っておく価値があります。誰かが11時04分にリンクを開いたという記録を、第三者が持つことになるからです。
さらに重要なのは、短縮リンクが遷移先を隠すという点です。受信者は、実際に到達するまでそれがDriveのファイルへ送られるものだと分かりません。だからこそ慎重な人は、見知らぬ送信者からの短縮リンクを信用しないのです。共有の短縮サービスのドメインではなく自分自身のドメインから送ることで、その大部分は解決します。go.yourbrand.comはあなたの名前を伝えるものであり、汎用的な短縮サービスよりもずっと強いシグナルになります。
ファイル自体が機密である場合、これらのどれも権限モデルの代わりにはなりません。指定したアカウントと共有し、短縮リンクはすでにアクセス権を持つ人向けの利便性としてのみ扱いましょう。中間的な選択肢としてはパスワード保護された短縮リンクがあり、リダイレクトが記録する内容についてはURL短縮サービスとGDPRで解説しています。
わざわざ短縮する必要がないとき
同僚一人とのチャットに貼り付けるリンクを短縮する必要はありません。Driveのリンクは見た目が悪くても、ちゃんと機能します。
短縮すべきなのは、リンクが印刷される、読み上げられる、スライドに載る、組織外の人に送られる、キャンペーンをまたいで再利用される、あるいは元のファイルが差し替えられる可能性が高いときです。これらはすべて、アドレスがファイルidより長く生き延びる必要があるケースです。
コーナーストーンシリーズを読む
本稿はtutorialsクラスターに属しています。まずはURLを短縮する方法から始め、自分のドメインを前面に出す方法については短縮リンク用のカスタムドメインを参照してください。共有したドキュメントのリンクを期限付きにする方法は、リンクの有効期限と自己破壊リンクで解説しています。
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よくある質問
Google Driveのリンクを短縮するにはどうすればよいですか?
Driveで共有ボタンからリンクをコピーし、それを短縮サービスに遷移先として貼り付けます。短縮リンクは同じファイルにリダイレクトされます。権限は先にDrive側で設定しておきましょう。短縮サービスが変えるのは人が入力するアドレスだけで、誰がアクセスできるかは何も変わらないからです。
Driveのリンクを短縮すると、ファイルを開ける人が変わりますか?
変わりません。権限はURLではなくGoogle Drive上のファイルに紐づいています。制限付きのファイルの前に短縮リンクを置いても、やはりアクセスリクエスト画面に着地しますし、リンクを知っている全員に設定されたファイルの前に短縮リンクを置いても、元と同じだけ公開された状態のままです。
短縮したGoogle Driveのリンクを公開で共有しても安全ですか?
ファイルの権限と同じだけ安全です。ファイルがリンクを知っている全員に設定されている場合、リンクそのものが鍵であり、短縮リンクはその鍵を渡しやすくするだけです。機密性のあるものについては、代わりに指定したアカウントと共有し、受信者がサインインを求められることを受け入れましょう。
短縮したDriveのリンクが、なぜアクセスのリクエストを求めてくるのですか?
ファイルが特定の人だけに制限されているからです。短縮リンクは正しく転送しており、その後Googleがそのアカウントを確認しただけです。直すにはDrive側でその人を追加するか、全般的なアクセス権の設定を変更してください。短縮リンクを作り直しても意味はありません。
共有したドキュメントを何人が開いたか追跡できますか?
短縮リンクのクリック数を数えることで、何人がそれをたどったか、どこから、どのデバイスでかを知ることができます。Drive自体が閲覧者を報告してくれるのは、ワークスペース内であなたが所有するファイルに限られます。この二つはまったく別の問いに答えるものであり、外部の受信者にも通用するのはクリック数のほうです。
ファイルの新しいバージョンをアップロードすると、短縮リンクはどうなりますか?
ファイルを置き換えると、idが変わり、古いDrive URLは壊れます。これこそ短縮リンクを使う一番の理由です。短縮リンクの遷移先を新しいファイルに向け直せば、先月送ったメールやスライドに載せたバージョンも含め、短縮リンクを持っている全員がそのまま使い続けられます。
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